SISTEM MASUKAN (Wuri & Rendy)
Berikut adalah tahap pemrosesan masukan yang akan di bahas :
penyiapan dan perlengkapan dokumen sumber, dokumen - dokumen sumber, seperti order penjualan,diarsip secara manual. kesalahan-kesalan yang terjadi pada tahap ini dapat di minimalkan. jika dokumen sumber tersebut dapat di lengkapi maka di kumpulkan dan dikirimkan ke departemen pemrosesan untuk di masukkan ke dalam sistem komputer.
PENGIRIMAN DOKUMEN-DOKUMEN SUMBER KE PEMROSESAN DATA
pengiriman data masukkan harus berhubungan dengan perlengkapan formulir pengendalian dokumen masukkan. formulir pengendalian dokumen harus di beri tanggal dan di cap waktu dan kumpulannya harus di periksa untuk meyakinkan bahwa semuanya telah lengkap dan konsisten dengan prosedur pengendalian. informasi umumnya di entry dalam buku harian pengiriman data (data tranfer log) untuk memungkinkan pengendalian atas disposisi dan pemanfaatan data yang bersangkutan. formulir pengendalian dokumen di catat dalam departement pemrosesan data, dan di cocokkan dengan total pengendalian pengeluaran.
MASUKKAN DATA
verivikasi kunci merupakan prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam pengetikan. cara yang kurang efektif untuk mendeteksi kesalahan masukkan data adalah verivikasi visual.
PENGEDITAN DATA PROGRAM
merupakan teknik perangkat lunak yang di gunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum dpemrosesan dilakukan.
TEKNIK-TEKNIK PENGEDITAN DATA PROGRAM
setelah data di edit ditingkat karakter, kemudian di cek kelayakan dengan membuat file tabel yang memuat daftar nilai-nilai yang dapat di terima untuk setiap field. kemudian membandingkan nilai aktual setiap field dengan nilai yang tek dapat dalam tabel.
SISTEM-SISTEM MASUKAN TANPA KERTAS
kadang disebut juga sistem masukkan online.transaksi-transaksi di masukkan secara langsung ke jaringan komputer. dan kebutuhan pengetikan dokumen sumber di kurangi. log transaksi atau register transaksi di buat dengan login atas masukkan yang secara otomatis tags. Tagging berarti bahwa informasi berorientasi audit termasuk dalam data transaksi original.
SISTEM PEMROSESAN BERDASAR KERTAS
transaksi-transaksi di masukkan ke dalam komputer dalam bentuk Batch. Batch ini kemudian di proses secara periodik. pemrosesan dapat dilakukan baik pemutakhiran file secara sekuensial maupun random. pemrosesan secara batch dengan pemutakhiran file secara berurutan. pemrosesan dalam sistem semacam itu biasanya termasuk dalam tahap-tahap berikut ini :
1. Penyiapan file transaksi
2. pemutakhiran file induk
3. Pemutakhiran buku besar
4. Penyiapan laporan buku besar, neraca saldo dan laporan lainnya.
Pemutakhiran file induk
Jika data transaksi telah di edit dan di sortir maka di proses dengan file induk lama. program ini memposting perincian transaksi piutang dagang ke file induk piutang dagang. file ini merupakan dasar untuk menghasilkan laporan atau rincian informasi lainnya dan merupakan sub buku besar. Rekonsiliasi masukkan total pengendalian pengeluaran dilakukan oleh departemen pemakai
PEMUTAKHIRAN BUKU BESAR (SUCI)
Terdapat dua aspek utama pengoperasian system buku besar terkomputerisasi.
1. Menggunakan pemrosesan langsung program buku besar, yang sebagian besar dilakukan secara bulanan.
2. Berkaitan dengan pemrosesan dalam system aplikasi computer lainnya untuk menyiapkan masukan ke system buku besar.
Salah satu tugas yang harus dilakukan dalam perancangan buku besar adalah pembuatan kumpulan ayat-ayat jurnal proforma yang disiapkan untuk mengumpulkan dan memutakhirkan seluruh data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan-laporan keuangan.
Prosedur pemrosesan diuraikan secara rinci sebelum memposting transaksi ke sub buku besar piutang dagang. Buku besar belum dimutakhirkan. Ikhtisar informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan ayat-ayat jurnal dicetak pada saat pemrosesan sub buku besar diselesaikan dan harus dilakukan pemutakhiran buku besar manual, atau informasi ini selanjutnya dimasukkan ke pemrosesan buku besar terkomputerisasi. Allternatifnya, ayat-ayat jurnal standar dapat dicetak dalam format yang terbaca mesin.
Format voucher jurnal hamper serupa di sebagian besar organisasi yaitu memuat nomor voucherjurnal dan tanggal, pengendalian dan sub akun (sesuai kebutuhan), dan nilai debit dan kredit. Nomor voucher jurnal dibuat untuk mengkodekan jenis transaksi. Kolom diberi judul dengan ID yang menunjukkan apakah jurnal itu merupakan masukan orisinal atau pembalikan atas masukkan sebelumnya.
Pencocokan pengkodean-lini.
• Field pertama, menujukkan jenis lampiran-(dalam ilustrasi ini adalah lampiran laporan keuangan).
• Field kedua, menunjukkan laporan spesifik-(dalam contoh ini adalah neraca).
• Field ketiga dan keempat, menempatkan akun dalam struktur laporan.
Efek-efek merupakan lini ketiga dalam neraca, dan nilainya tercantum dalam kolom dua.
• Neraca umumnya, mencakup 4 kolom data :
1. Actual periode lini
2. Saldo awal tahun
3. Anggaran
4. Varians antara 1 dan 3
• Sebagai alternatif dari prosedur yang telah diuraikan diatas, kode lini dapat disimpan dalam file buku besar itu sendiri.
LAPORAN-LAPORAN BUKU BESAR YANG UMUM (SUCI)
Selain laporan-laporan keuangan dan lampiran, laporan-laporan umum dari sitem buku besar mencakup 5 hal :
1. Voucher jurnal secara berurutan.
2. Voucher jurnal dalam akun general.
3. Buku besar per akun. Merupakan ikgtisar aktivitas bulan ini dalam buku besar.
4. Ikhtisar buku besar. Ikhtisar sampai dengan periode ini.
5. Neraca saldo berjalan. Merupakan hasil sortir ikhtisar sampai dengan periode ini dalam format neraca saldo.
PEMROSESAN BATCH DENGAN PEMUTAKHIRAN FILE AKSES-RANDOM (SUCI)
• Lebih mudah dibandingkan pemutakhiran akses-sekuensial. Tidak perlu menyortir file transaksi ke pesan yang sama di file master, dan tidak perlu pula untuk membuat file induk baru.
• Catatan-catatan individual dibaca satu per satu dari file transaksi dan digunakan untuk memutakhirkan catatan-catatan dalam file master pada tempatnya.
• Tahapan-tahapan :
1. Catatan dibaca dari file transaksi.
2. Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk akses secara random. Catatan yang berkaitan dengan file induk.
3. Catatan dalam file induk dimutakhirkan dalam memori dan pemutihan ditulis ulang ke file data
ILUSTRASI PEMROSESAN BATCH DALAM PEMUTAKHIRAN FILE AKSES RANDOM (RATNA)
1. Aplikasi faktur baru.
2. Pemrosesan nota pengiriman kas.
3. Pembuatan saldo system.
SISTEM PEMROSESAN TANPA KERTAS (RATNA)
Pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut on-line real-time processing. Pemrosesan Batch dalam Sistem pemrosesan Tanpa-Kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasar kertas. Bahwa voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis, dan buku besar dimutakhirkan secara otomatis secara periodic.
Pemrosesan Tepat-Waktu dalam Sistem Pemrosesan Tanpa-Kertas. Keutungan utama dalam system tanpa-kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera, pemrosesan langsung, atau pemrosesan tepat-waktu.
Inquiry/response systems, para pemakai tidak memasukkan data pemrosesan; mereka hanya meminta informasi . dirancang untuk memberikan tanggapan cepat terhadap permintaan informasi dari pemakai.
System memasukkan data, pemakai pemasukkan data secara interaktif. Disimpan oleh OLRS tetapi diperoses secara periodic dalam bentuk batch. System pemrosesan file berbeda dengan system masukan data dalam hal kesegeraan pemrosesan data terhadap file induk yang berkaitan. System pemrosesan penuh, atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi-transaksi secara interaktif.
Aspek ekonomik dari OLRS, seperti pemrosesan segera atas transaksi-transaksi dan tanggap cepat terhadap kebutuhan pemakai, merupakan keuntungan-keuntungan relative dibandingkan system pemrosesan batch. OLRS dapat diterapkan dalam berbagai situasi.
Keburukan-keburukan relative OLRS adalah adanya peningkatan biaya dan kompleksitas dalam pengoperasian system. OLRS lebih sensitive terhadap kekeliruan perangkat keras dan lunak, dan lebih peka dalam hal pemrosesan kekeliruan yang timbul dari masukan yang keliru atau salah. Pengendalian pemrosesan transaksi lebih banyak terdapat dalam OLRS daripada system berorientasi-Batch.
SISTEM KELUARAN (RATNA)
System keluaran dapat berupa system dengan kertas, tanpa-kertas, atau antara keduanya. Sebagian besar system dengan kertas, dan berorientasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasikan volume keluaran yang besar. System tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, system tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi.
System tanpa kertas yang on-line dan tepat-waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Pengendalian keluaran dirancangan untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar